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Die Prüforgane müssen - wie die Messgeräte - in einer Liste erfasst werden. Dies erfolgt im Registerblatt "Meine Daten" über "Prüforgane". Das "Suffix" ist frei wählbar, sollte aber für jedem Mitarbeiter eindeutig sein.

Stellen Sie sicher, dass das Messgerät noch gültig ist (letzte Überprüfung nicht älter als ein Jahr).

Nach Eintragen der letzten Überprüfung in der Liste der Messgeräte muss die Anzeige des Prüfberichts aktualisiert werden (je nach verwendetem Browser "Seite neu laden", "aktualisieren" o.ä).

Der zuständige Rauchfangkehrer (Überwachungsstelle) sieht alle Daten der Anlagen, die in seinen (bzw. ihren) Zuständigkeitsbereich fallen.
Andere prüfberechtigte Unternehmen sehen die von ihnen selbst erfassten Daten sowie die jeweils aktuellen Daten der Anlagen, die für sie freigegeben wurden.
Die jeweilige Gemeinde und das Referat Energiewirtschaft und -beratung des Landes können alle Daten lesen. Die Abteilung Umweltschutz hat grundsätzlich Zugriff auf alle Daten kann aber keine Prüfberichte ändern

​Die Zuordnung einer Anlage zu einem Kehrgebiet (1-21) erfolgt gemäß Kehrgebietsverordnung 1992. Jedem Kehrgebiet sind zwei (für Kehrgebiet 21 drei) Rauchfangkehrer zugeordnet. Die Unterscheidung erfolgt durch Buchstaben (a-c) gemäß der Aufteilung, auf die sich die betreffenden Rauchfangkehrer geeinigt haben. Bei einem Wechsel des zuständigen Rauchfangkehrers (s. unten) bleibt diese Zuordnung unverändert. Über die Homepage der Innung ist eine Suche des zuständigen Betriebes nach Straßen möglich.
Bei einer neuen Anlage ist möglichst das Kehrgebiet zu wählen, in dem die Anlage liegt.

Seit 11. April 2025 ist die neue Kehrgebietsverordnung in Kraft. Die damit verbundenen Änderungen sind in der Datenbank derzeit noch nicht abgebildet.

​Für die Dateneingabe durch prüfberechtigte Unternehmen, die nicht der zuständige Rauchfangkehrer sind, ist eine "Freigabe" der Anlage erforderlich. Datenbanktechnisch wird durch die Freigabe die Anlage für andere Benutzer gesperrt. Rechtlich ist es die Bekanntgabe der Übernahme der Überprüfungsverpflichtung durch das prüfberechtigte Unternehmen.
Wenn die betreffende Anlage nicht bereits im "zu erledigen"-Ordner aufgelistet ist, kann in der Suchmaske unter Angabe Anlagennummer nach der Anlage gesucht werden.
Über "Freigabe anfordern" erklärt das prüfberechtigte Unternehmen, dass es den Auftrag des Kunden zur Durchführung der Überprüfung erhalten hat bzw. zu diesem Zeitpunkt ein aufrechter Wartungsvertrag besteht, der diese Überprüfung umfasst.
Bei einer Anforderung der Freigabe bis vor Beginn der Prüfzeitraums erfolgt diese Freigabe automatisch, anderenfalls hat der zuständige Rauchfangkehrer die Freigabe zu bestätigen. Für eine wiederkehrende Überprüfung kann die Freigabe frühestens 3 Monate vor Beginn der Prüfzeitraums angefordert werden.

​Bei Anlagen, bei denen die Adresse noch nicht kontrolliert wurde, muss einmal ein "SAGIS-Check" durchgeführt werden, bevor Messungen erfasst werden können.

​Die Anfrage geht automatisch an den Rauchfangkehrer, dem die Anlage zugeordnet wurde. Ist eine Anlage falsch zugeordnet oder wünscht der Kunden einen Wechsel, so kann der eingetragene Rauchfangkehrer die Anlage an den Kollegen übergeben.

​Grundsätzlich ist für die Dateneingabe eine bestehende Internetverbindung erforderlich. Wird bei einem ausgefüllten Formular "Speichern" gedrückt, ohne dass eine Internetverbindung besteht, gehen diese Eingaben in der Regel verloren und können auch nicht durch Zurückblättern wieder hergestellt werden.

Falls die Dateneingabe nicht vor Ort erfolgt, können aus der Datenbank vorbefüllte Formulare ausgedruckt werden. Leere Formulare sind unter "Downloads" (links unten) verfügbar.

Das Land stellt auf Anfrage kostenlos Formulare als Durchschreibblöcke zur Verfügung.

​Im Laufe der Jahre haben sich einige "Karteileichen" angesammelt (z.B. falsche Anlagennummer auf einzelnen Messberichten), zahlreichen Anlagen wurden stillgelegt oder abgebaut, ohne dass eine Verständigung darüber erfolgt wäre. Diese Anlage sind unter Angabe der entsprechenden Gründe "stillzulegen", um sie aus der Liste der aktiven Anlagen zu entfernen (Reiter "Anlage und Standort", "Anlage bearbeiten").

​In Einzelfällen wurden fälschlich inaktiv gesetzt, in der Regel gibt es aber für den Standort noch eine Anlage unter einer anderen Nummer.
Der zuständige Rauchfangkehrer kann sowohl den Status der Anlage ändern als auch mehrere Anlagen an einem Standort zusammen führen (und eine davon "stilllegen").
In so einem Fall ist die Rücksprache mit dem Rauchfangkehrers erforderlich, weil sonst ein und dieselbe Anlage unter zwei verschiedenen Nummern mit "Messung fällig" auftaucht.

​Derzeit ist in der Regel jede Anlage einem eigenen "Standort" zugeordnet. Mehrere Anlagen, die räumlich zusammenhängen (Heizraum oder Wohnung) und den gleichen Verfügungsberechtigten haben, können (und sollen) zusammengefasst werden. Dies erfolgt über "Standort tauschen" durch Zuordnung zu dem Standort der ersten Anlage.

​Auf Wunsch des Kunden kann die Zuständigkeit für eine Anlage an einen anderen Rauchfangkehrer übertragen werde. In der Datenbank muss der ursprünglich zuständige Rauchfangkehrer die Anlage an den Kollegen übergeben. Damit werden auch die Berechtigungen für die Einsicht in die Daten und die Pflichten als Übersachungsstelle übergeben.

​Neue Anlagen werden durch den Rauchfangkehrer und in Ausnahmefällen durch den Administrator (Land angelegt). Falls am betreffenden Standort bereits eine Anlage existiert (hat), so sollte die neue Anlage zum ursprünglichen Standort angelegt werden.

​Das Kehrgebiet (und damit die Zuordnung zu einem Rauchfangkehrer) ist beim Erfassen der auszuwählen. Die Nummer wird vom System automatisch vergeben

​Wenn bei einem Anlagentausch die Art des Brennstoff gleich bleibt (Öl, Gas, feste Brennstoffe), so sind die neuen Anlagendaten im Anlagedatenblatt einzugeben. Falls sich die Art des Brennstoffs ändert, ist die alte Anlage "stillzulegen" (über "Anlage bearbeiten") und eine neue Anlage zu erfassen.

​Grundsätzlich ist der Stichmonat der Monat der erstmaligen Inbetriebnahme der Anlage.
Für Anlagen, die bereits vor 2010 überprüft wurden, wurde der Monat anhand der letzten Überprüfung vor 2010 festgelegt. Bei bestehenden Anlagen, die bisher nicht überprüft wurden, ist der Stichmonat vom Rauchfangkehrer festzusetzen. Der Stichmonat kann in Absprache zwischen Verfügungsberechtigtem und Rauchfangkehrer einmalig geändert werden (max. 12 Monate früher oder 3 Monate später).

​Für die Korrektur des Intervalls ist der Rauchfangkehrer zuständig (z.B. wenn die Leistung der Anlage falsch eingetragen ist).

​Wenn möglich erfolgt eine eindeutige Zuordnung zu einer Adresse im Adressdatenbestand von SAGIS. Falls keine passende Adresse zur Auswahl steht, sollte versucht werden, unter die "Adresse bearbeiten" die korrekte Adresse zu finden. Häufig stimmt der Straßenname nicht überein (z.B. abgekürzte Vornamen, Tippfehler).
Die SAGIS-Adressen werden in unregelmäßigen Abständen aktualisiert. Es ist also möglich, dass großräumige Adressänderungen einer Gemeinde noch nicht übernommen wurden.
Alte Adressen, die in der Datenbank mit "NM. xxx" eingetragen sind (Orte ohne Straßeneinteilung), sind im SAGIS häufig unter "Ortsname XXX" eingetragen.

​Grundsätzlich sind alle Felder auszufüllen, die in der Verordnung vorgegeben werden.
In der Datenbank sind einige Felder als "Pflichtfelder" markiert. Das bedeutet, dass das Formular erst abgespeichert werden kann, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden.
ACHTUNG: Bei Beurteilungswerten, die als Pflichtfeld markiert sind, ist auch der jeweilige Grenzwert ein Pflichtfeld!

​Die Eingabe kann zwischengespeichert und nachträglich geändert werden. Ein Prüfbericht, der mit "Abgasmessung abschließen" abgeschickt wurde, kann nicht mehr geändert werden. In Ausnahmefällen kann ein abgeschlossener Prüfbericht durch den Administrator wieder zur Bearbeitung geöffnet werden.