Um einen sicheren und störungsfreien E-Mailverkehr zu gewährleisten, hat die Landesinformatik des Landes Salzburg einige Hinweise zusammengestellt. Diese Vorgaben sollen sicher stellen, dass Ihre Mitteilungen die Dienststellen des Landes problemlos erreichen.

Akzeptierte Dokumentenformate

In der elektronischen Kommunikation (E-Mail) werden folgende Kommunikationsformate für Beilagen („Attachments“) akzeptiert.

-> Tabelle der akzeptierten Dokumentenformate

Allgemeine Empfehlungen zum Inhalt von E-Mails

• Verwenden Sie einen aussagekräftigen Betreff in Deutsch.
• Schreiben Sie den Inhalt Ihrer Mail in den Mailtext. Erstellen Sie diesen Inhalt nicht ohne wichtigen Grund mit einem Editor. Auch so lassen sich unnötige "Attachments" vermeiden.
• Die Funktion "Attachment" (Schriftstück/Datei beifügen) ist nur dann notwendig, wenn es sich um ein zu versendendes Schriftstück handelt, das in dieser Form vorliegt oder so weiterbehandelt werden soll. Lassen Sie den Mailtext auch in diesem Fall nicht leer, geben Sie zumindest einen Hinweis auf den Inhalt.
• Verwenden Sie keine selbstentpackenden Archive beim Versenden von Daten. Sie zwingen damit die Empfängerin oder den Empfänger, beim Öffnen ihr oder ihm unbekannte Programme aufzurufen. Gehen Sie lieber davon aus, dass die Empfängerin oder der Empfänger die Daten selber entpacken wird. Darüber hinaus werden diese Dateien teilweise als nicht zulässiges Format nicht akzeptiert.
• Die Dateinamen eines beigefügten Dokuments dürfen keine Sonderzeichen (wie Umlaute oder Satzzeichen) enthalten.

Abgewiesene E-Mails

E-Mails ohne Betreff

E-Mails ohne Betreff werden zurückgewiesen und gelten somit nicht als eingebracht.

Blacklisting

Das Land Salzburg weist E-Mails von Providern ab, aus deren Bereich große Mengen von SPAM-Mails versendet werden. Diese Provider werden auf internationalen Listen („Black-Lists“) veröffentlicht, nach denen sich auch das Land Salzburg richtet. Bei Ablehnung Ihrer E-Mail erhalten Sie eine automatische Antwort.

Bitte wenden Sie sich im Problemfall daher an Ihren Provider. Sobald dieser seine Streichung von der Liste erreicht hat, können Ihre Mails wieder problemlos die gewünschte Adresse innerhalb der Salzburger Landesverwaltung erreichen.

Greylisting

Das Land Salzburg weist E-Mails von unbekannten AbsenderInnen beim ersten Zustellversuch zurück. Davon sollten Sie nichts merken, da Ihr Mail-Server automatisch einen weiteren Zustellversuch unternehmen sollte, der dann sofort akzeptiert wird. Die Dauer bis zu einem weiteren Zustellversuch ist providerabhängig und beträgt erfahrungsgemäß ca. 10-60 Minuten. Da Ihre E-Mail-Adresse von nun an als bekannt gilt, ist Ihr weiterer E-Mail-Verkehr an diesem Tag von dieser Maßnahme nicht mehr betroffen. Spam-Server unternehmen im Gegensatz zu regulären Mail-Servern meistens keine weiteren Zustellversuche, weil sie auf Massensendungen mit hoher Fehlerrate abgestimmt sind. Dadurch trägt diese Maßnahme ebenfalls effektiv dazu bei, die Spam-Menge zu verringern.

Sollte Ihr Mail-Server die automatischen erneuten Zustellversuche nicht durchführen und Sie eine Mail mit der Fehlermeldung „450 4.7.1 you are temporarely rejected – try again later“ erhalten, schicken Sie die E-Mail bitte selbst erneut ab, und melden Sie das Problem Ihrem Provider.